Zagrożenie epidemiologiczne, z jakim mamy obecnie do czynienia, zmieniło sposób działania większości firm z różnych sektorów na wielu poziomach biznesu. Przede wszystkim zaś zmodyfikowało formę pracy tysięcy osób. Jeszcze nigdy nie mieliśmy do czynienia na taką skalę z zamykaniem biur i masowym kierowaniem pracowników do pracy zdalnej. Home office, czyli praca wykonywana z domu, dotychczasowy przywilej i bonus, stał się niemalże powszechnym obowiązkiem. W tej wyjątkowej sytuacji wzrasta rola komunikacji i sposobu, w jaki firmy podtrzymują zaangażowanie swoich zespołów i relacje z pracownikami.
Empatia, zaufanie i kontrola
Dla wielu osób praca z domu może być trudna choćby ze względu na to, że muszą skupić się na obowiązkach zawodowych w domowym otoczeniu pełnym rozpraszaczy. Dzieci, które domagają się uwagi, partner, który również pracuje w domowym trybie, zwierzęta, muzyka, telewizja, czynności domowe, które zazwyczaj wykonuje się po godzinach, mogą być sporym wyzwaniem. Dobrze jest, jeśli pracodawca wykaże empatię w stosunku do pracowników i pewną dozę elastyczności w egzekwowaniu zadań. Ważne jest, aby pracownicy odczuli, że firma obdarza ich zaufaniem, a szef nie dzwoni co godzina, by sprawdzić postęp prac. Nie oznacza to oczywiście braku jakiejkolwiek kontroli. Niektórzy, zwłaszcza na początku, będą potrzebowali wsparcia w efektywnym wykonywaniu zadań, pomocy w ułożeniu priorytetów czy podzielenia pracy na mniejsze etapy, a być może także wdrożenia dodatkowego systemu wewnętrznego raportowania. Na pewno kluczowa będzie otwarta komunikacja obu stron – ze strony pracodawcy ustalenie czytelnych zasad i jasnych reguł, a ze strony pracowników rozmowa o wątpliwościach i problemach, jakie mogą wiązać się z oczekiwaniami wobec nich podczas home office.
Bądźmy w kontakcie
W pracy zdalnej bardzo ważne jest utrzymywanie stałego kontaktu firmy z pracownikami. Jeśli dotychczas w organizacji odbywały się spotkania wewnętrzne o stałych porach, warto zachować ich częstotliwość przy zmianie formy na video konferencje. Dużo korzyści przyniesie także korzystanie z komunikatorów opartych na popularnych aplikacjach dostępnych także w wersjach mobilnych. Messenger, WhatsApp, Teams, czy Slack pozwolą na szybsze niż tradycyjną drogą mailową, skomunikowanie się wewnątrz zespołów. Ponadto rozmowy, jakie pracownicy prowadzą poprzez tego typu komunikatory, mają mniej formalny charakter, a przez to walor integracyjny, zastępujący codzienne kontakty ze współpracownikami, jakie miały miejsce w biurze. Jeśli w firmie istniał newsletter, biuletyn, telewizja, radiowęzeł, Intranet, grupa dyskusyjna lub jakakolwiek inna forma regularnej komunikacji wewnętrznej, dobrze jest kontynuować ją i niezmiennie uzupełniać o nowy kontent. Są to działania podtrzymujące wśród pracowników więź emocjonalną z firmą oraz budujące poczucie ciągłości funkcjonowania organizacji i wspólnej pracy w niej.
Zauważajmy i doceniajmy
Ze względu na specyfikę branży, nie wszyscy pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w trybie zdalnym. Służba zdrowia, sektor spożywczy, media, transport i logistyka, to tylko niektóre z dziedzin, gdzie pełny home office nie jest możliwy. Dlatego bardzo ważne jest, aby zarządy firm i instytucji wprost komunikowały swoim pracownikom to, że zauważają i doceniają ich poświęcenie i ponoszone ryzyko. Wszelkie formy mailingów, listów, video wypowiedzi, ogłoszeń, w których zarządy dziękują za pracę w tej wyjątkowej sytuacji, będą jak najbardziej na miejscu. Dodatkowo dobrze jest zadbać o komunikację działań podejmowanych przez firmy w celu minimalizowania ryzyka zdrowotnego oraz udzielanego wsparcia i inicjatyw społecznych. Takie działania będą świadczyły o wartościach firmy – współczuciu, wrażliwości, współpracy.
Komunikacja jest jednym z ważniejszych elementów funkcjonowania każdej organizacji. W sytuacji kryzysowej, w jakiej się obecnie znaleźliśmy, komunikacja pełni wyjątkowo ważną rolę. Pozwoli na budowanie zaufania do firmy jako pracodawcy, podtrzymanie zaangażowania pracowników oraz wzrost ich poczucia bezpieczeństwa.
