KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również organizację procesów wewnątrz firmy. Niezależnie od tego, kto technicznie przygotowuje dokument, odpowiedzialność za prawidłowość danych zawartych na fakturze pozostaje po stronie podatnika.
Dlatego tak istotne jest precyzyjne ustalenie zasad obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, w szczególności tego, kto dostarcza dane do faktury, kto odpowiada za ich weryfikację oraz w którym momencie dokument może zostać przesłany do KSeF.
Szczególnego znaczenia nabiera wcześniejsza akceptacja faktury przez osobę odpowiedzialną za sprzedaż. Przed wysyłką warto potwierdzić m.in. dane kontrahenta, przedmiot transakcji, kwoty czy warunki sprzedaży. Pozwala to wyraźnie oddzielić czynności techniczne związane z przygotowaniem dokumentu od potwierdzenia jego zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
Ma to również znaczenie z punktu widzenia odpowiedzialności kontraktowej. Kodeks cywilny wiąże ją z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania. Im dokładniej procedura wewnętrzna określa obowiązki poszczególnych osób uczestniczących w procesie wystawiania faktur, tym łatwiej ustalić źródło ewentualnych błędów i ograniczyć ryzyko sporów.
Warto pamiętać, że KSeF automatyzuje obieg faktur, ale nie zastępuje dobrze zaprojektowanych procedur kontrolnych. Jasne zasady akceptacji dokumentów mogą znacząco ograniczyć ryzyko błędów, zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń oraz usprawnić proces fakturowania w przedsiębiorstwie.
Fot. Michał Orliński
